Membuat Agenda Pertemuan

Membuat Agenda Pertemuan, dan Bagaimana mengubah pertemuan Anda dari datar luar biasa, Masalah dengan rapat yang tidak efektif adalah orang-orang tidak merencanakannya dengan benar, namun mereka mengharapkan pertemuan tersebut berhasil. Seperti kebanyakan hal dalam hidup, jika Anda tidak merencanakan kegiatan penting yang Anda rencanakan gagal.

kerja

Agar pertemuan berhasil, Anda harus memiliki rencana yang bagus untuk itu. Itu memerlukan pengaturan agenda yang jelas, dapat ditindaklanjuti dan berbeda yang akan mengarahkan jalannya rapat sehingga tidak bersinggungan.

Pikirkan tentang apa yang ingin Anda capai dalam pertemuan sebelumnya. Dengan cara itu Anda akan menyiapkan pesan yang sesuai, peserta akan memiliki poin-poin penting untuk diambil dari pertemuan yang secara langsung menangani masalah-masalah yang ada, dan semua orang akan meninggalkan pertemuan dengan perasaan seperti waktu mereka dihabiskan dengan baik. Tapi bagaimana Anda membangun agenda yang solid untuk sebuah pertemuan yang sepadan dengan waktu?

Langkah-langkah untuk merancang agenda yang solid untuk setiap pertemuan

Menurut psikolog organisasi, pembicara, dan konsultan tim kepemimpinan Roger Schwarz, agenda yang efektif menetapkan harapan yang jelas untuk apa yang perlu terjadi sebelum dan selama pertemuan. Schwarz menulis dalam artikel Harvard Business Review:

Ini membantu anggota tim mempersiapkan, mengalokasikan waktu dengan bijaksana, cepat membuat semua orang pada topik yang sama, dan mengidentifikasi ketika diskusi selesai … Jika masalah masih terjadi selama pertemuan, agenda yang dirancang dengan baik meningkatkan kemampuan tim untuk secara efektif dan cepat mengatasinya . ”

Tentu saja, tidak ada tongkat sihir untuk membuat agenda pertemuan muncul. Namun, kiat berikut akan membantu Anda merancang agenda yang sederhana dan efektif yang membuat setiap pertemuan yang Anda jalankan menjadi lebih efektif dan menyenangkan bagi semua orang:

Tentukan tujuan untuk rapat

Muncul dengan tujuan yang jelas dan definitif untuk pertemuan sebelumnya. Apa tujuan mengadakan rapat? Apakah itu untuk memperkenalkan pedoman kebijakan baru, menghasilkan penawaran promosi potensial baru, masalah detail yang memerlukan penyelesaian, merencanakan kegiatan seperti donasi untuk amal lokal, atau sesuatu yang lain?

kerja

Menentukan tujuan yang tepat untuk pertemuan tersebut menetapkan tujuan yang jelas dan terfokus, sehingga pertemuan Anda tidak membelok dan mengambil giliran yang tidak fokus atau tanpa tujuan.

Jika Anda perlu melakukan riset dan mengumpulkan lebih banyak informasi tentang tujuan pertemuan, lebih baik lakukan sebelum pertemuan dimulai. Dengan begitu Anda akan tiba dengan berbekal semua informasi yang diperlukan untuk menjalankan rapat dengan lancar.

Buat garis besar topik diskusi

Buat daftar topik, tema, atau masalah yang akan dibahas dalam rapat. Pilih topik yang memengaruhi seluruh tim sebagai lawan dari individu, dan itu membutuhkan masukan seluruh tim untuk menyelesaikan secara memadai, seperti “Bagaimana cara terbaik mengalokasikan sumber daya bersama?”, Atau “Bagaimana cara meningkatkan hubungan karyawan-manajemen?”

Buat diskusi rapat menjadi kurang dari 5 topik. Terlalu banyak topik diskusi menyebabkan agenda panjang yang tampak menakutkan dan mungkin tidak bisa dibaca.

Hati-hati menggarisbawahi topik agenda yang tidak saling bergantung dapat menyebabkan anggota melepaskan diri dalam diskusi atau tidak menghadiri rapat sama sekali.

Identifikasi siapa yang diharapkan hadir

Sebutkan orang-orang yang seharusnya menghadiri pertemuan. Mengetuk anggota dengan cara ini membantu memotivasi individu dan orang lain untuk hadir.

Hubungi anggota terlebih dahulu untuk segera memilah agenda dan memberikan peran kepada mereka. Ini akan membuat mereka lebih diinvestasikan dalam agenda pertemuan, dan dapat membantu mengembangkan para pemimpin baru dari dalam tim.

Jika seseorang selain Anda menyajikan beberapa bagian dari agenda atau memoderasi pertemuan, daftarkan juga orang-orang itu. Kirim nama mereka dalam agenda setidaknya seminggu sebelumnya untuk membuat semua orang tetap mendapat informasi dan berada di halaman yang sama.

admin

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *